Главная страница 1страница 2 ... страница 5страница 6
скачать файл

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
Одобрены коллегией

Главархива СССР 28.08.85,

Приказ Главархива СССР

от 05.09.85 N 263


ВВЕДЕНИЕ
Министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия <*> в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 <**>, являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа.

--------------------------------



<*> В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, учреждение, организация, предприятие" употребляется, как правило, слово "организация".

<**> СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.
Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа на современном этапе коммунистического строительства и представляет собой историческую ценность; документы организаций, после соответствующей экспертизы, включаются в состав Государственного архивного фонда СССР и в дальнейшем поступают на государственное хранение.

Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ СССР, определяются Главным архивным управлением при Совете Министров СССР совместно с соответствующими министерствами и ведомствами СССР.

В настоящее время в стране насчитывается более 200 тысяч организаций - источников комплектования ГАФ СССР.

На министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия Правительством СССР возложены важные государственные обязанности в области организации архивного дела и делопроизводства, а именно:

- ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства;

- осуществление учета образующихся в их деятельности документов и формирование их в дела по согласованным с архивными учреждениями номенклатурам;

- обеспечение сохранности находящихся в делопроизводстве документов;

- проведение на основе методических рекомендаций Главархива СССР экспертизы ценности документов с целью отбора их в состав ГАФ СССР. Включенные в ГАФ СССР документы являются собственностью государства и находятся в ведении Главархива СССР;

- создание и организация работы ведомственных архивов (или возложение их функций на другие структурные подразделения и соответствующие лица) для временного хранения документов ГАФ СССР, находящихся в организации, до передачи их на государственное хранение в соответствии с установленными Положением о ГАФ СССР сроками ведомственного хранения;

- подготовка и передача в государственные архивы документов ГАФ СССР, сроки ведомственного хранения которых истекли. Эти документы передаются в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно - справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов, в том числе изготовление страховых копий, транспортировка документов, производятся силами и за счет средств организаций.

Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.

Ведомственные архивы или лица, ответственные за архивы, которым поручается ведение архивного дела в организациях, выполняют важные общественно полезные функции.

В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством СССР и союзных республик, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы СССР, настоящими Правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы, положениями о ведомственных архивах.

В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения соответствующих нормативно - методических документов в области архивного строительства Главархивом СССР разработаны "Основные правила работы ведомственных архивов". Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в ГАФ СССР и подлежит государственному хранению.

Правила работы ведомственных архивов базируются на ленинских принципах архивного строительства и разработаны с учетом требований, предъявляемых к ведомственным архивам Положениями о ГАФ СССР и Главархиве СССР, а также Законом СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры" <*>, на основе достижений советского архивоведения, изучения и обобщения передового опыта работы ведомственных архивов и отражают преемственную связь в работе государственных и ведомственных архивов. В них учтены изменения в работе ведомственных архивов, которые произошли после издания "Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР" (М., 1963).

--------------------------------

<*> Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 628.
Настоящие Правила состоят из 14 разделов, в которых раскрыты сущность и основные направления работы ведомственных архивов.

В 1-м разделе определяются задачи и функции ведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; характеризуются существующие виды ведомственных архивов.

Вопросы организации документов и делопроизводства в полном объеме изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД); целый ряд требований к работе с документами регламентирован соответствующими ГОСТами. Вместе с тем учитывая, что большое значение в работе ведомственных архивов имеет выполнение ими функций методического руководства организацией документов в делопроизводстве, основу которой составляют подготовка номенклатур дел и формирование дел, во 2-м разделе Правил рассматриваются в соответствии с современными требованиями вопросы разработки, порядка согласования и утверждения номенклатур дел, а также порядок формирования дел.

Правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций, вопросы их работы и основные требования к проведению практической экспертизы ценности документов в делопроизводстве и в ведомственном архиве изложены в разделе 3 Правил.

Вопросам непосредственной подготовки и передаче документов в ведомственный архив посвящен 4 раздел Правил. В разделе особое внимание уделено современным требованиям к описанию документов, вопросам составления и оформления описей дел в делопроизводстве организаций.

В разделе 5 Правил изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов.

Вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении, исходя из их значения для практической деятельности ведомственных архивов изложены в самостоятельном разделе (Раздел 6). В нем рассматриваются два основных вопроса классификации: отнесение документов к фонду (фондирование) и систематизация дел в пределах архивного фонда.

Одной из основных задач ведомственных архивов является подготовка годовых разделов сводных описей дел организаций. Требования к составлению и порядок оформления годовых разделов сводных описей дел организаций, а также законченных описей дел устанавливаются 7-м разделом Правил.

В разделах 8 и 9 рассматриваются вопросы учета документов ведомственных архивов и создания научно - справочного аппарата, разработанные на основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. Наряду с используемыми в настоящее время учетными формами Правилами вводятся новые учетные формы, обеспечивающие государственный учет документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении, в том числе учет особо ценных документов и страхового фонда их копий. В Правилах излагаются современные требования к научно - справочному аппарату документов ведомственных архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы.

В разделе 10 изложены вопросы организации использования документов ведомственного архива, определены порядок, задачи и формы использования документов.

Впервые в Правилах работы ведомственных архивов рассматриваются вопросы классификации документов в пределах архивного фонда (раздел 6), хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение (раздел 11) и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации труда работников ведомственных архивов (раздел 12).

Учитывая, что в Правилах излагаются только основные требования к работе в ведомственных архивах с документами личного происхождения, а также с особо ценными документами и страховым фондом копий особо ценных документов, в работе с этими категориями документов ведомственные архивы должны руководствоваться требованиями, установленными "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), указаниями Главархива СССР и других учреждений государственной архивной службы СССР.

В 13-м и 14-м разделах Правил изложен порядок передачи ведомственным архивом документов ГАФ СССР на государственное хранение и порядок приема - передачи документов при смене руководства организации, заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) и при реорганизации (ликвидации) организации.

К Правилам прилагаются 44 формы документов, составленных с учетом государственных стандартов и требований унификации документов. Порядок заполнения форм поясняется в тексте Правил.

Отраслевые государственные фонды и другие ведомственные архивы, осуществляющие постоянное государственное хранение документов ГАФ СССР, организуют и ведут свою работу в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984).

Правила не отменяют изданных в последние годы учреждениями государственной архивной службы СССР инструкций и указаний по отдельным направлениям работы ведомственных архивов (см. список литературы на стр. 172), которые следует применять с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.

В Правилах применяется современная терминология, установленная соответствующими государственными стандартами на документы, а также предусмотренная "Словарем современной архивной терминологии социалистических стран" (вып. 1.М., 1982).

Ведомственные архивы, хранящие кинофотофонодокументы, научно - техническую, картографическую, телеметрическую, машиночитаемую и другую специальную документацию, руководствуются настоящими Правилами в вопросах организации планирования, отчетности и методической работы с этими видами документов, а также в вопросах работы с относящейся к этим категориям документов управленческой документацией. Во всех остальных вопросах работа с указанными видами документации регламентируется специальными правилами Главархива СССР.

Настоящие Правила разработаны под руководством Главархива СССР работниками ВНИИДАД, НИЦТД СССР, центральных государственных архивов СССР, главархивов союзных республик, ряда министерств и ведомств.
Раздел 1. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
В соответствии с Положением о ГАФ СССР документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности государственных, общественных, кооперативных организаций и имеющие политическое, народно - хозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение, входят в состав ГАФ СССР и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

К документам ГАФ СССР относятся акты законодательства, управленческая, научно - техническая, картографическая, телеметрическая, машиночитаемая документация; кинофильмы, фотоснимки, звуко- и видеозаписи; научные, художественные, литературные, музыкальные и другие рукописи, рисунки, дневники, мемуары, переписка и иные категории документов.

В состав ГАФ СССР входит также создаваемый организациями страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ СССР.

Для хранения документов ГАФ СССР и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки документов ГАФ СССР к передаче на государственное хранение организации образуют ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

Правовой основой для создания ведомственных архивов является Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274.

Если в штатное расписание организации не введена должность заведующего архивом, то приказом руководителя организации из числа ее работников назначается лицо, ответственное за архив.

Предельные сроки хранения документов ГАФ СССР в ведомственных архивах до передачи их на государственное хранение установлены Положением о ГАФ СССР (см. п. 13.1).
1.1. Виды ведомственных архивов
В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения документов ГАФ СССР могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

архив организации, хранящий документы только данной организации. В организациях, в процессе деятельности которых создаются кинофотофонодокументы, научно - техническая и машиночитаемая документация, могут создаваться, кроме архива управленческой документации, специальные архивы для хранения научно - технической документации (отделы, бюро, службы), для хранения кинофотофонодокументов (фильмотеки, фототеки, фонотеки) и архивы для хранения машиночитаемой документации (архивы вычислительных центров);

центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).


1.2. Главные задачи ведомственного архива
Главными задачами ведомственного архива являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов ГАФ СССР на государственное хранение, в соответствии с требованиями, установленными Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы;

- осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.


1.3. Основные функции ведомственного архива
1.3.1. Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции: принимает на хранение в соответствии с порядком, установленным пп. 4.3.1 - 4.3.6 настоящих Правил, документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы может принимать и хранить до передачи на государственное хранение документы личного происхождения.

В целях обеспечения порядка комплектования и учета документов центральный (центральный отраслевой) и объединенный ведомственный или междуведомственный архивы составляют и ведут списки организаций - источников комплектования. Список, одобренный ЦЭК (ЭК) организации и согласованный с ЭПК соответствующего архивного учреждения, утверждается руководителем организации.

1.3.2. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов.

1.3.3. Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов.

1.3.4. Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив.

1.3.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе ЦЭК (ЭК) организации; оказывает методическую помощь в проведении в делопроизводстве организации экспертизы ценности документов.

1.3.6. Подготавливает и в установленном настоящими Правилами порядке (см. разд. 13) передает на государственное хранение документы ГАФ СССР и страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ СССР. В этих целях:

1.3.6.1. Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

1.3.6.2. Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

1.3.6.3. Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив.

1.3.7. Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

1.3.8. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве:

1.3.8.1. Информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива, по поручению руководства организации осуществляет выявление документов;

1.3.8.2. Выдает в установленном порядке документы или копии документов заинтересованным организациям во временное пользование, а также для работы исследователям в читальном зале;

1.3.8.3. Исполняет запросы организаций и заявления граждан СССР по вопросам социально - правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

1.3.8.4. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

1.3.9. Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы осуществляют также проверки в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях).

1.3.10. Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

1.3.11. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

1.3.12. Центральный (центральный отраслевой) архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли (системы); вносит предложения руководству министерства (ведомства) о совершенствовании архивного дела и делопроизводства в отрасли (системе).

1.3.13. Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

1.3.13.1. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

1.3.13.2. Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.
Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУР

ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ


Ведомственный архив в целях качественного комплектования документами ГАФ СССР контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе делопроизводства.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, оформление, классификацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, Единой государственной системой делопроизводства, нормативно - методическими документами Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы, а также соответствующими ведомственными нормативно - методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
2.1. Основные требования к составлению номенклатур дел
2.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

2.1.2. Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.


Виды номенклатур дел
2.1.3. Составляются номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.

2.1.4. Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

2.1.5. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

2.1.5.1. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

2.1.5.2. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

2.1.5.3. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями государственной архивной службы СССР, главным образом их подразделениями, действующими на договорных началах за счет спецсредств, в порядке оказания методической помощи организациям.

Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с соответствующим архивным органом <*> и утверждаются руководителем организации.

--------------------------------



<*> До согласования эти номенклатуры дел, как правило, рассматриваются ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного органа.
2.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.
Основные требования к составлению

номенклатур дел организации


2.1.7. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, должна иметь конкретную номенклатуру дел.

2.1.8. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

2.1.9. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

2.1.10. При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.


Заголовки и их составление в номенклатуре дел
2.1.11. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.д.) и органов и подразделений, действующих на общественных началах (общественных отделов, комитетов, комиссий, советов, товарищеских судов и т.п.) <*>.

--------------------------------



<*> В дальнейшем для краткости вместо слов "общественные организации и органы и подразделения, действующие на общественных началах" употребляются слова "общественные организации".
2.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

2.1.13. В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

2.1.14. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

2.1.15. В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

2.1.16. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

2.1.17. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

2.1.18. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

2.1.19. В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

2.1.20. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Пример. "Документы о проведении межотраслевых и отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".


Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Пример. "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".


2.1.21. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

Пример. "Протоколы заседания ученого совета института".
2.1.22. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Пример. "Переписка с трестами о механизации строительных работ".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Пример. "Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам научно - технической пропаганды и обмена опытом работы".


В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример. "Переписка с Мосэнерго о снабжении электроэнергией".


2.1.23. При обозначении в заголовках дел административно - территориальных единиц учитывается следующее:

- если содержание дела касается нескольких однородных административно - территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Пример. "Переписка с исполнительными комитетами областных Советов народных депутатов РСФСР о ходе строительства детских больниц";
- если содержание дела касается одной административно - территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Пример. "Переписка с филиалом института (г. Тула) о координации научно - исследовательских работ".


Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край, союзная республика.

2.1.24. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Пример. "Квартальные отчеты треста о работе автотранспорта".
2.1.25. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок составления и утверждения

номенклатуры дел организации


2.1.26. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой делопроизводства по установленной форме (Приложение 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций, разработанных по аналогичной форме (Приложение 2), согласованных ими с ведомственным архивом, одобренных ЭК структурных подразделений (при их наличии) и подписанных руководителями этих подразделений, организаций и органов.

2.1.27. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно - распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно - отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

2.1.28. Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

2.1.29. Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

2.1.30. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

2.1.31. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

2.1.32. Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное хранение, одобренная ЭК организации, ежегодно утверждается руководителем организации. Первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.


Требования к заполнению формы номенклатуры дел
2.1.33. Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Например: 12-25-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 25 - условное обозначение вопроса по классификатору, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности).

2.1.34. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

2.1.35. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

2.1.36. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дела.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации.

2.1.37. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В этой же графе при переносе информации с традиционного носителя на машинный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа. При пользовании организацией вычислительным центром (ВЦ) коллективного пользования или другим сторонним ВЦ пометка дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

2.1.38. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.


2.2. Основные требования к формированию дел

в делопроизводстве организации


2.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов <*>, а также документы, подлежащие возврату.

--------------------------------

<*> В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.
2.2.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой делопроизводства организации; при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

2.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа <*>;

--------------------------------



<*> В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы Советов народных депутатов и других выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, - в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

2.2.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Группировка отдельных категорий документов
2.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

2.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

2.2.7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

2.2.8. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.

2.2.9. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

2.2.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

2.2.11. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

2.2.12. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

2.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.д.

2.2.15. Машиночитаемые документы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.


Раздел 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
3.1. Принципы и критерии ценности документов
3.1.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

3.1.1.1. К критериям происхождения относятся:

- роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

- время и место образования документов.

3.1.1.2. К критериям содержания относятся:

- значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

- значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

3.1.1.3. К критериям внешних особенностей документа относятся:

- юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

- наличие резолюций, помет;

- особенности передачи текста;

- особенности материальной основы документа;

- особенности физического состояния документа.
Нормативно - методическая основа проведения

экспертизы ценности документов


3.1.2. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно - методическими документами, утвержденными Главархивом СССР и другими учреждениями государственной архивной службы СССР.

3.1.3. Состав документов, включаемых в состав ГАФ СССР и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием сроков их хранения.

В этих целях составляются типовые и ведомственные (отраслевые) перечни.

Типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и типовые перечни документов с указанием сроков хранения составляются и утверждаются Главархивом СССР. На основе этих перечней союзные, союзно - республиканские и республиканские (при отсутствии союзных) министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и утверждают их совместно с Главархивом СССР или Главархивом соответствующей союзной республики.


3.2. Организация экспертизы ценности документов
3.2.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

- в делопроизводстве: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению;

- в ведомственном архиве: в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы) в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

3.2.3. Экспертиза ценности документов, отбор их для хранения осуществляется в остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК) <*>.

--------------------------------



<*> По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР ЦЭК может быть создана в организациях краевого и областного подчинения.
3.2.4. ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения и получает от ЭПК необходимые организационно - методические указания.

3.2.5. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании соответствующего типового положения, утвержденного Главархивом СССР. Положение о ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР.


Основные функции ЦЭК (ЭК) организации
3.2.6. Основными функциями ЦЭК (ЭК) организации являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

- рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

- подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

- рассмотрение перечней особо ценных дел описей особо ценных дел;

- методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций <*>;

--------------------------------



<*> Функция ЦЭК (ЭК) организации, имеющей подведомственную сеть.
- организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций <*>.

--------------------------------



<*> Функция ЦЭК (ЭК) организации, имеющей подведомственную сеть.
3.2.7. В своей работе ЦЭК (ЭК) организации руководствуется Положением о Государственном архивном фонде СССР, требованиями ЕГСД, приказами и указаниями Главархива СССР, нормативно - методическими документами других учреждений государственной архивной службы, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, положениями о ЦЭК (ЭК).

При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности отдельных категорий документов привлекаются в качестве консультантов работники соответствующих учреждений государственной архивной службы СССР, а также специалисты из других организаций.


Организация работы ЦЭК (ЭК)
3.2.8. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив), а в состав ЦЭК - представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР. В состав ЭК организации, по согласованию с соответствующим государственным архивом, может включаться его представитель.

Председателем ЦЭК (ЭК) организации назначается один из руководящих работников организации.

3.2.9. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем организации, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем организации.

3.2.10. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:

- об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

- об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

- об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

- об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы СССР.

Документирование деятельности ЦЭК (ЭК) организации и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.
3.3. Порядок проведения экспертизы ценности

документов в организации


Проведение экспертизы ценности документов

в делопроизводстве организации


3.3.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) организации и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

3.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

3.3.3. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики <*>, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

--------------------------------



<*> См. примечание к п. 2.2.1.
Дела с отметкой "ЭПК" <*> подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

--------------------------------



<*> Отметка "ЭПК" (экспертно - проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно - хозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение.
3.3.4. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
Проведение экспертизы ценности документов

в ведомственном архиве


3.3.5. Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

3.3.6. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются нормативно - методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы СССР, а также министерствами (ведомствами), самой организацией.

3.3.7. Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь на анализе организационно - распорядительной документации (постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных совещательных органов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) должны быть оставлены на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры, как правило, выделяются к уничтожению <*>. Состав дублетных документов, оставляемых на хранение, должен согласовываться с соответствующим государственным архивом.

--------------------------------



<*> См. примечание к п. 2.2.1.
3.3.8. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах; вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.

3.3.9. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности документов в ведомственном архиве недостачи документов постоянного хранения соответствующими структурными подразделениями организации должны быть приняты меры по розыску этих документов.

Решения ЦЭК (ЭК) и требования ведомственного архива и службы делопроизводства организации о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения руководителей структурных подразделений, как правило, в форме приказа или указания руководителя организации.
3.4. Оформление результатов экспертизы

ценности документов


3.4.1. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Оформление и описание дел производится в соответствии с требованиями разделов 4 и 7 настоящих Правил.

3.4.2. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение 3) производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

3.4.3. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1976 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1980 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 1982 года.

3.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

3.4.5. Учреждения государственной архивной службы СССР проверяют правильность отбора документов на государственное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

3.4.6. Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения, только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с требованиями настоящих Правил.

3.4.7. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводства или ведомственного архива в конторы Главного управления "Союзглаввторресурсы" Госснаба СССР. Перед сдачей документы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо - сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы ведомственного архива или службы делопроизводства.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.


Раздел 4. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ

В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ


Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и настоящих Правил.
4.1. Оформление дел
4.1.1. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находились заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
Полное или частичное оформление дел
4.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

4.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела <*>;

--------------------------------



<*> За исключением случаев, указанных в пп. 4.1.5 и 4.1.6.
- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела (Приложение 4);

- составление, в необходимых случаях (см. п. 4.1.21), внутренней описи документов дела (Приложение 5);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Подшивка (переплет) дела
4.1.4. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

4.1.5. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно - исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

4.1.6. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.

4.1.7. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях (см. п. 4.1.21) - бланки форм для внутренней описи документов дела.


Нумерация листов дела
4.1.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

4.1.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

4.1.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

4.1.11. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

4.1.12. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

4.1.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

4.1.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

4.1.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их ведомственным архивом к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Составление заверительной надписи дела
4.1.16. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

4.1.17. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (Приложение 4). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

4.1.18. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

4.1.19. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

4.1.20. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.


Составление внутренней описи документов дела
4.1.21. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.

4.1.22. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 5), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

4.1.23. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.


Оформление обложки дела постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения


4.1.24. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

4.1.25. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) организации, согласованных с ЭПК соответствующего архивного учреждения (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем организации.

4.1.26. При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

Пример. Главное архивное управление при Совете Министров СССР (Главархив СССР)

Всесоюзный научно - исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Главархива СССР.


При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации - преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

4.1.27. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Пример. Перспективный план социально - экономического развития Московской области до 1990 года.

Том. 1. Промышленность.

Перспективный план социально - экономического развития Московской области до 1990 года.

Том 2. Сельское хозяйство.
4.1.28. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Пример. Приказы с N 1 по N 125 Института по основной деятельности за 1985 год.

Копии.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Дата дела
4.1.29. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)".

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

4.1.30. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

4.1.31. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

4.1.32. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

4.1.33. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

4.1.34. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Пример. 9 мая 1945 года.
При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты.

Пример. 09.05.45.


Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Пример. [не ранее 1961 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1940 г.]; [не ранее 25] июня 1958 г.; 15 [января] 1964 г.; 16 августа [1980 г.]; [22 сентября 1952 г.?].


4.1.35. Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по ведомственному перечню документов с указанием сроков их хранения.
4.2. Составление и оформление описей дел

в делопроизводстве организации


4.2.1. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ЕГСД и подразделов 2.2 и 4.1 настоящих Правил, составляются описи дел.

4.2.2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно - справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

4.2.3. Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу и иные однотипные дела;

- на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

- служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Составление описи дел структурного подразделения
4.2.4. В делопроизводстве описи указанных категорий дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации (в бесструктурной организации - на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности) и каждой общественной организации <*>, заведенные в каждом календарном году или за выборный срок (на дела общественных организаций и выборных органов).

--------------------------------



<*> В дальнейшем вместо слов "описи дел структурных подразделений и общественных организаций" будут употребляться для краткости слова "описи дел структурных подразделений".
Примечание. При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с ведомственным архивом на них может составляться одна опись (внутри же дела располагаются по годам их заведения).
4.2.5. Описи дел структурных подразделений составляются в зависимости от порядка, устанавливаемого инструкцией по делопроизводству организации, работниками службы делопроизводства организации или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством ведомственного архива.

4.2.6. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение 6) и представляются в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве, за исключением описей дел структурных подразделений министерств и ведомств СССР, которые представляют в ведомственный архив описи дел через 2 года.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

4.2.7. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по их розыску <*>. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в ведомственный архив.

--------------------------------

<*> При наличии ЭК структурного подразделения поиск необнаруженных дел организуется совместно с ЭК.
4.2.8. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

4.2.9. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- систематизация дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.

Как правило, систематизация дел в описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел организации, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному расписанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Так, описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения N 5, числящихся по номенклатуре и заведенных в 1981 г., будут иметь номера: 5п-81, 5в-81 и 5 л/с-81;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п.
Оформление описи дел структурного подразделения
4.2.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

4.2.11. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии (ЭК) опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена ЭК. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно - справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

4.2.12. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК, на котором она была рассмотрена и одобрена.

4.2.13. На обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, по согласованию с ведомственным архивом, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел.

4.2.14. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на ведомственный архив (лицо, ответственное за архив).
4.3. Передача дел в ведомственный архив
4.3.1. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

4.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (см. подраздел 3.3). Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива или по описям или по номенклатурам дел.

4.3.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и организаций, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации (см. п. 12.3.1).

4.3.4. В период подготовки дел структурным подразделением (общественной организацией) к передаче в ведомственный архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения (общественной организации) обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка (см. п. 4.2.7).

4.3.5. Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) ведомственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

4.3.6. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Вместе с делами в ведомственный архив канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно - контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.


Раздел 5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА


Для обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве должен проводиться следующий комплекс работ, включающий:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах и их топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из архива;

- учет документов (см. разд. 8), проверка их наличия и состояния;

- определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда;

- обеспечение физико - химической сохранности документов.
5.1. Создание оптимальных условий

хранения документов


5.1.1. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

- созданием оптимального температурно - влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.
Требования к помещению архива
5.1.2. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

5.1.3. Строительство специального здания ведомственного архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

5.1.4. Специальные помещения для ведомственного архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует ведомственный архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

5.1.5. Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для ведомственного архива:

- хранилище для хранения документов <*>;

--------------------------------



<*> Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом.
- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

- помещения для работы исследователей (читальный зал);

- рабочих комнат для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.

5.1.6. Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

5.1.7. Хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

5.1.8. Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

5.1.9. Помещение ведомственного архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно - эпидемиологической станции.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.


Электро- и противопожарное оборудование
5.1.10. В помещениях хранилищ ведомственного архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

5.1.11. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

5.1.12. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

5.1.13. Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

5.1.14. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

В хранилищах запрещается:

- курение;

- применение электронагревательных приборов;

- хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.


Температурно - влажностный и световой режимы
5.1.15. Температурно - влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим данным:
┌───────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────┐

│ Виды документов │Помещения с регули- │Помещения с нерегули- │

│ │руемым климатом │руемым климатом │

│ ├────────────┬────────┼─────────────┬────────┤

│ │температу- │влаж- │темпера- │влаж- │

│ │ра, град. С │ность, %│тура, град. С│ность, %│

├───────────────────┼────────────┼────────┼─────────────┼────────┤

│Документы на бу- │ +17 - +19 │ 50 - 55│ +14 - +20 │45 - 60 │

│мажной основе │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

│Кинодокументы │ +12 │50 +/- 5│ не выше │40 - 55 │

│(ч/б), страховые │ │ │ +15 │ │

│копии │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │

│Фотодокументы │ +15 - +20 │ 40 - 50│ +15 - +25 │30 - 60 │

│ │ │ │ │ │

│Фонодокументы │ +18 +/- 2 │60 +/- 5│ не выше │40 - 70 │

│ │ │ │ +20 │ │

└───────────────────┴────────────┴────────┴─────────────┴────────┘
5.1.16. В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

5.1.17. Температурно - влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 7). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

5.1.18. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +/- 0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.

Контрольно - измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе - один щиток на комнату; при многоярусной - один на ярус.

Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

5.1.19. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.

Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

5.1.20. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

Защита документов от действия света обеспечивается:

- хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;

- применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров и т.п.

5.1.21. В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

5.1.22. Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.


Санитарно - гигиенический режим
5.1.23. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/м3).

5.1.24. Для защиты документов от пыли необходимо:

- обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;

- не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;

- проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;

- следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;

- периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

5.1.25. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.

При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинсекция всего хранилища.

5.1.26. При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3 - 5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 - 5%).

5.1.27. Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).
Оборудование архива
5.1.28. Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:

- ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;

- ширина проходов между стеллажами - 75 см;

- расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 75 см;

- расстояние между полками по высоте - 40 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

- расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.

5.1.29. Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.

5.1.30. Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ. 4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.

Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы <*>.

--------------------------------



<*> При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.
Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

5.1.31. Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.

5.1.32. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.

При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.

5.1.33. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.).

5.1.34. Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

5.1.35. Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:

- порядок и место эвакуации и укрытия документов;

- перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;

- списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;

- меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.

План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.

С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.

5.1.36. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно ставится в известность руководитель организации.


5.2. Размещение документов в хранилище.

Топографирование


Размещение документов в хранилище
5.2.1. Размещение в хранилищах дел ведомственного архива должно быть рациональным и проводиться с учетом:

- создания оптимальных условий хранения для документов ГАФ СССР;

- ежегодного движения дел (прием и передача дел);

- оперативного использования документов.

В необходимых случаях ведомственный архив составляет план (схему) размещения документов в хранилищах.

5.2.2. Все поступающие в ведомственный архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

5.2.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

5.2.4. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.

5.2.5. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках <*>.

--------------------------------



<*> Дела временного (до 10 лет включительно) хранения разрешается хранить на полках, поставленными вертикально, без связок.
Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (связки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.

К коробкам приклеиваются ярлыки, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются: название организации и структурного подразделения, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.

Связки формируются толщиной не более 20 см.

5.2.6. Заключенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от условий хранения.

Газеты и другие документы нестандартных размеров, превышающие по высоте 0,41 м, хранят в горизонтальном положении.

Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.
Топографирование
5.2.7. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Помещения рекомендуется нумеровать буквенными индексами (хранилище А), а стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.

Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

5.2.8. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические указатели: постеллажные (Приложение 8), а при большом количестве фондов - пофондовые (Приложение 9).

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости ведомственным архивом может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

5.2.9. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.
5.3. Порядок выдачи дел из хранилищ,

транспортирование и упаковка дел


5.3.1. Дела выдаются из хранилищ:

- для использования (работникам структурных подразделений; исследователям; организациям во временное пользование);

- для проведения архивных работ с документами;

- для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений).

5.3.2. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилищ:

- для работы в рабочей комнате (читальном зале) архива;

- во временное пользование вне архива: структурным подразделениям данной организации, организациям данного ведомства или организациям другого ведомства, а также судебным и следственным органам.

5.3.3. Выдача дел для работы с документами в рабочей комнате (читальном зале) архива производится для работников другой организации или исследователей на основании письма соответствующей организации.

5.3.4. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

10 дней - для работников структурных подразделений организации, в состав которой входит архив;

3 месяца - для работников других организаций.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

5.3.5. Передача дел для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения сохранности производится ведомственным архивом на основании заказов на проведение этих работ.

5.3.6. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

- заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и во временное пользование в структурные подразделения организации (Приложение 10);

- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (Приложение 11);

- заказами на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и т.п.

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах:

- выдачи дел в рабочие помещения организации;

- выдачи дел в читальный зал;

- выдачи дел во временное пользование другим организациям.

5.3.7. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - в специально установленном месте в ведомственном архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

5.3.8. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (Приложение 11), который составляется в 2-х экземплярах (на общем бланке организации): один остается в архиве, другой - выдается получателю.

Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации - получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации - получателе, другой - хранится в деле фонда в ведомственном архиве, выдававшем дела.

5.3.9. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом.

Заказ оформляется в ведомственном архиве в 2-х экземплярах по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации (Приложение 11) и подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, и бухгалтером. Один экземпляр акта остается в архиве, другой - в организации, куда переданы дела на реставрацию, переплет, копирование.

5.3.10. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело постоянного хранения должно иметь лист использования дела (Приложение 12).

5.3.11. При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта - заместитель (Приложение 13), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта - заместитель изымается. Карты - заместители на возвращенные дела хранятся в ведомственном архиве до минования надобности.

5.3.12. Состояние дел, возвращаемых в ведомственный архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками ведомственного архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.


Транспортирование и упаковка дел
5.3.13. При любом перемещении документов соблюдают меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность. В соответствии с этим подбирают и эксплуатируют транспортные средства внутри здания.

5.3.14. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте.

При транспортировке документы помещают в сумки, чемоданы или упаковывают в пачки. При этом используют плотную бумагу и шпагат, под который подкладывают полоски картона.

При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.


5.4. Обеспечение физико - химической

сохранности документов


5.4.1. Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или в картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование) и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.

5.4.2. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется значимостью и интенсивностью использования документов.


5.5. Проверка наличия и состояния дел
5.5.1. Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:

- установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

- выявление дел, требующих консервационно - профилактической обработки и реставрации.

5.5.2. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой ведомственного архива.

Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет.

В ведомственных архивах с интенсивным использованием дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в ведомственном архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;

- при реорганизации и ликвидации организации.

Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива или комиссией, специально назначенной приказом руководителя организации.

Итоги каждой проверки оформляются актом (Приложение 14) по каждому фонду отдельно. После утверждения акта руководителем организации по всем его пунктам в учетные документы вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп. 2 и 8.6, которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим архивным учреждением.


Порядок проведения проверки наличия

и состояния дел


5.5.3. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумераций дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел и готовым записям в описях и сведениям в листах фондов.

5.5.4. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (Приложение 15), затем в акте проверки.

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается.

5.5.5. Дела, выданные в читальный зал и структурные подразделения организации, рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, по книге выдачи дел из хранилища (Приложение 35).

Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

5.5.6. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителями.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело данного фонда.

Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

5.5.7. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

- сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

- подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

- изымать и изолировать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;

- изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела постоянного хранения помещаются вслед за учтенными делами постоянного хранения, аналогично помещаются неучтенные дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

- составлять на каждое необнаруженное дело карточку (Приложение 16); карточки учета необнаруженных дел включаются в картотеку необнаруженных дел;

- изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом заведующему архивом, который в свою очередь информирует и руководителя организации.

5.5.8. При проверке наличия и состояния дел, документы которых не подшиты ввиду их художественной ценности или по иным причинам и учитываются по внутренним описям, проводится сверка наличия документов и листов дела со сведениями внутренней описи. Итоги проверки фиксируются в листе проверки, где в графе "Примечание" указываются номера описей и дел, в которых отсутствуют листы, и номера этих листов.

5.5.9. По окончании проверки наличия и состояния дел по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

5.5.10. В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.

5.5.11. На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается работниками, проводившими проверку, и утверждается руководителем организации. Акты нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда (Пример: Акт N 1 проверки фонда N 10; Акт N 1 проверки фонда N 12) и включаются в дело соответствующего фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.


Организация розыска дел
5.5.12. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

- изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилища;

- организовать розыск необнаруженных дел в структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в ведомственный архив;

- проверить дела находящихся рядом фондов, т.к. необнаруженные дела могут быть неправильно подложены;

- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда.

Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
Оформление результатов розыска дел
5.5.13. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись "Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается сделавшим ее работником с указанием должности и даты записи.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов в установленном порядке.

В соответствующих карточках картотеки учета необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых подтверждается отсутствие дел.

5.5.14. Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:

- акты о выделении документов и дел к уничтожению;

- акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 17);

- акты о неисправимых повреждениях дел (Приложение 18);

- акты передачи дел в другие ведомственные архивы и организации.

5.5.15. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела, заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации и утверждаются руководителем организации.

К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.

При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.

5.5.16. По результатам проверки наличия и состояния дел необходимо принять меры, обеспечивающие физическое и санитарно - гигиеническое состояние документов (см. пп. 5.4.1 и 5.4.2).

5.5.17. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.


5.6. Определение состава, учет и хранение особо

ценных документов ГАФ СССР


Выявление особо ценных дел
5.6.1. Ведомственный архив по согласованию и под непосредственным руководством государственного архива, источником комплектования которого он является, проводит выявление особо ценных документов ГАФ СССР. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

- выявление фондов, частей фондов;

- выявление дел по описям;

- непосредственный просмотр отобранных дел.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с государственным архивом. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, которые отражают основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

После утверждения перечня в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс "ОЦ".

5.6.2. На выявленные дела, содержащие особо ценные документы, составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации, в составе которой функционирует ведомственный архив.

После утверждения перечней все особо ценные дела подлежат учету.


Учет особо ценных дел
5.6.3. Учет особо ценных дел в ведомственном архиве ведется по всем основным учетным документам архива, за исключением книги учета поступления и выбытия документов и дел в ведомственный архив (см. п. 8.2.2).

5.6.4. Главным учетным документом особо ценных дел является опись особо ценных дел, которая составляется по установленной форме (Приложение 19).

5.6.5. Опись особо ценных дел составляется на каждый фонд в 4-х экземплярах по мере выявления таких дел. Она может составляться на дела одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных дел. Нумерация дел в описи может продолжаться до любого четырехзначного числа по договоренности с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись. Дела вносятся в опись в порядке номеров описей и дел. К описи составляется титульный лист (Приложение 19). При передаче документов ГАФ СССР на государственное хранение три экземпляра описи передаются в соответствующий государственный архив.

5.6.6. Учет описей особо ценных дел ведется в листах соответствующих фондов (Приложение 29). К номерам описей дел, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".

5.6.7. В годовом разделе сводной описи дел (Приложение 26), содержащем особо ценные дела, напротив заголовка каждого такого дела в графе "Примечание" проставляется отметка "ОЦ". Количество особо ценных дел оговаривается в конце итоговой записи к разделу по следующей форме: "В том числе ОЦД (особо ценные дела) N 7, 11, 15, 25. Всего 4 (четыре) дела". Аналогичная запись делается и в конце итоговой записи законченной описи.

5.6.8. В списке фондов (Приложение 28) к номерам фондов, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".

5.6.9. Учет особо ценных дел в листе фонда (Приложение 29) осуществляется по описям, содержащим такие дела. Для этого в графах 5, 6, 8, 11, 15 указывается (при наличии таких дел) через дробь (знаменателем) их количество с добавлением индекса "ОЦ", которое отражено и в итоговой записи к описи. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи, указанный числителем, не влияет, т.к. эти дела уже учтены в общем объеме дел.

5.6.10. Особо ценные дела хранятся обособленно от остальных дел в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.


5.7. Создание страхового фонда, его учет и хранение
Создание страхового фонда и фонда пользования
5.7.1. На особо ценные документы ГАФ СССР организации создают страховые копии. Подготовку документов для их страхового копирования осуществляет ведомственный архив.

5.7.2. Совокупность страховых копий особо ценных документов, хранящихся в ведомственном архиве, представляет собой страховой фонд особо ценных документов.

Страховая копия документа на бумажной основе - это негативный микрофильм первого поколения, изготовленный непосредственным фотографированием документа на соответствующего типа черно - белой фотографической пленке и в дальнейшем именуемый "микрофильм страхового фонда".

5.7.3. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, он неприкосновенен и должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специально отведенном для него месте.

5.7.4. Одновременно с созданием страхового фонда рекомендуется изготавливать и передавать вместе со страховым фондом в государственный архив комплект копий особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов особо ценных документов и организации работы по их использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве.

Фонд пользования состоит из 2-х позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения и предназначенных для использования.

5.7.5. Очередность страхового копирования документов определяется сроками передачи документов на госхранение, а также информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов (дел), одновременно подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередному копированию подлежат фонды (дела), документы которых находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются.
Учет страхового фонда
5.7.6. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов.

5.7.7. Учет страхового фонда ведется по:

- книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (Приложение 20);

- описям страхового фонда (Приложение 21).

5.7.8. Записи в книге учета поступления и выбытия страхового фонда производятся по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых копий. По книге поступления и выбытия единицам учета страхового фонда присваиваются порядковые номера.

5.7.9. Опись страхового фонда составляется в 4-х экземплярах. Три экземпляра передаются со страховыми копиями в государственный архив, один остается в ведомственном архиве.

Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования и заказа на изготовление копий.

В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке.

В опись страховая копия записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером. Нумерация страховых копий в единой описи страховых копий по всему архиву может продолжаться до любого четырехзначного номера, по согласованию с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись.

Перенумерация страховых копий запрещается.

Опись страхового фонда должна иметь годовые разделы, к которым составляются итоговые записи о количестве включенных в раздел единиц учета страхового фонда и количество скопированных дел за год. В итоговой записи также указывается (при изменении объемов) нарастающий итог - общее количество изготовленных кадров и скопированных дел ведомственного архива.

5.7.10. Описи страховых копий рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации и после их одобрения направляются в 4-х экземплярах на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения. После их утверждения три экземпляра описей возвращаются в ведомственный архив, а первый экземпляр описей в качестве контрольного передается в соответствующий государственный архив.


Подготовка дел к передаче

на страховое копирование


5.7.11. Подготовка дел к передаче на страховое копирование включает:

- выемку дел;

- сверку исковых данных и заголовков дел с описью;

- проверку правильности подбора и нумерации листов дел и соответствия нумерации заверительной надписи в делах;

- оформление передачи дел.

5.7.12. При подготовке дел на страховое копирование проверяется также физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, требующими физико - химической реставрации и консервационно - профилактической обработки.

5.7.13. Сверка поисковых данных дела с описью предполагает проверку правильности оформления обложки. При наличии больших исправлений обложка дела должна быть переоформлена.

5.7.14. При проверке правильности подбора и нумерации листов дел обращается внимание на четкость проставления номеров и зачеркивания неправильных (старых) номеров.

5.7.15. При микрофильмировании, как правило, дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с ведомственным архивом при полной невозможности микрофильмировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается заново.

5.7.16. Передача дел на страховое копирование оформляется специальным заказом.

5.7.17. Заказ, оформляемый на каждую партию документов, передаваемых на страховое копирование, должен содержать сведения о номерах и названиях фондов, номерах описей и дел, количестве листов и страниц в каждом деле.

Микрофильмирование документов должно проводиться по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в фонде по порядку описей и номеров дел (опись копируется непосредственно перед копированием дел, включенных в данную опись).

5.7.18. При приеме дел и изготовленных копий ведомственным архивом проверяется:

- идентичность количества и состава возвращаемых дел;

- наличие акта технического состояния страховых копий;

- полнота исполнения заказа и качество читаемости текста (по позитивам).

Одновременно в заверительной надписи каждого дела делается отметка о микрофильмировании дела.
Раздел 6. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА


6.1. Классификация документов в пределах архива
6.1.1. Под классификацией документов в пределах ведомственного архива понимается их группировка по фондам и коллекциям.

Практическое осуществление классификации документов по фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования фондов. Ведомственный архив проводит фондирование документов по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, в который передаются хранящиеся в нем документы <*>.

--------------------------------

<*> Вопросы организации работы с документами личного происхождения в ведомственном архиве, в том числе их классификация, отражены в разделе 11 настоящих Правил.
6.1.2. Комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения, организации или предприятия <*>, независимо от того, являются ли они юридическими лицами или нет, составляет их документальный фонд.

--------------------------------



<*> В дальнейшем для краткости говорится только об организации.
скачать файл


следующая страница >>
Смотрите также:
Главное архивное управление при совете министров СССР основные правила работы ведомственных архивов
2614.18kb.
Разработчики
1098.82kb.
Управление предприятием (планирование производства, управление затратами и расчет себестоимости, управление данными об изделиях), включая учет использования этилового спирта при производстве слабоалкогольной продукции
97.18kb.
Правительственная "горячая телефонная линия"
194.51kb.
Положение об общественном Молодежном парламенте при Совете сельского поселения «Горбуновское» Раздел Общие положения Молодежный парламент при Совете сельского поселения «Горбуновское»
33.72kb.
Строительные нормы и правила защита строительных конструкций от коррозии
541.7kb.
Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по делам строительства от 27 декабря 1974 г
103.65kb.
Инструкция по работе с программой Главное окно программы Ввод и формирование надбавок
85.94kb.
Общее собрание отделения историко-филологических наук ран, А. Е
6033.17kb.
Минпищепромом СССР 15. 04. 1985 По состоянию на 12 октября 2006 года
467.98kb.
Главное управление здравоохранения администрации Самарской области
36.51kb.
Второй тур заключительного этапа Всероссийской олимпиады школьников по обществознанию 2012 г. 9–11 классы
26.09kb.